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Ein Ablagesystem für das Sekretariat Mamma

Unsere Arbeit im Sekretariat Mamma geht weiter! In den letzten Wochen haben wir das Papier in wichtig, unwichtig und absolut unnötig sortiert und haben den großen Absolut-unnötig-Stapel entsorgt. Dann haben wir einen zentralen Platz im Haus gesucht, wo wir die wichtigen Dokumente in einer Inbox sammeln können. Letzte Woche haben wir uns durch die Inbox gearbeitet und die einzelnen Zettel zum Bearbeiten vorbereitet. All diese Aufgaben müssen wir selbstverständlich mit allen neu ankommenden Zetteln weiterhin regelmäßig durchführen. Am besten direkt dann, wenn sie durch die Haustüre kommen. Der nächste wichtige Schritt war es dann, die einzelnen Aufgaben auch zu erledigen. Seid Ihr soweit? Dann können wir die Sachen jetzt wieder wegräumen! Indem wir uns ein sinnvolles Ablagesystem schaffen.

Ablage in zwei Schritten

Meine Ablage erledige ich in zwei Schritten um beim Abarbeiten der einzelnen Aufgaben Zeit zu sparen. Der Zwischenschritt ist eine Sichthülle auf der ABLAGE steht. Dort hinein kommt alles, was erledigt ist und nur noch abgeheftet werden muss.

Ablage

Der zweite Schritt sind etwa 30 Ordner mehr oder weniger sinnvoll geordnet nach Auto – Rente – Beruf – Wohnen – Steuern – Zeugnisse – Rechnungen – Anmeldungen – Krankenkasse – Arztunterlagen – Bankunterlagen – Versicherungen – Budget / Abrechnung – Schule.

Natürlich muss jeder sein eigenes System finden und dieses System sollte flexibel bleiben. Die Versicherungen werden beispielsweise mehr, wenn man Familie hat, wer zur Miete wohnt, hat weniger Unterlagen als Hausbesitzer und im Laufe der Zeit kommt für jedes Kind ein eigener Zeugnis-Ordner dazu.

Einmal im Monat hefte ich alle Unterlagen aus der Ablage-Sichthülle in die passenden Ordner ab und Anfang des Jahres arbeite ich mich auch meistens durch alle Ordner und nehme alte Unterlagen heraus. Selbstverständlich kann man diesen Schritt auch dann einschieben, wenn der Ordner zu voll wird.

Für diese Unterlagen kommt dann noch ein dritter Schritt ins Spiel: Der Ablage-Kopierkarton. Kopierpapier wird meist in Kartons á 5 Packen verkauft. Diese Kartons eignen sich hervorragend zur Ablage alter Unterlagen. Ich hefte einzelne Packen ab z.B. die Rechnungen des letzten Jahres, füge ein Deckblatt hinzu auf dem ich kurz notiere, welche Dokumente hier abgeheftet sind und ab damit in den Karton. Wenn er voll ist, schreibe ich oben drauf was drin ist, fertig. Um teure Heftstreifen zu sparen, kann man diese Packen auch mit Paketschnur zusammenbinden. Einfach durch die (bereits vorhandenen) Löcher fädeln und zubinden.

ablage

Aufgabe der Woche: Ein Ablagesystem schaffen und nutzen

Die Aufgabe für diese Woche ist etwas aufwändiger. Zunächst einmal überlege dir, ob du schon ein sinnvolles Ablagesystem für deine Unterlagen hast, und was du daran verbessern könntest.

Nachdem du die Unterlagen aus den einzelnen Sichthüllen bearbeitet hast, werden sie in einer Ablage-Sichthülle gesammelt. Wenn mehr zusammengekommen ist oder am Ende des Monats heftest du alles aus der Ablage-Sichthülle in die passenden Ordner zur Aufbewahrung ab.

Natürlich gibt es auch Unterlagen, die man nach dem Bearbeitet nicht mehr aufheben muss. Was damit passieren sollte, kannst du im ersten Post vom Sekretariat Mamma nachlesen.

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