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Im Sekretariat Mamma wird die Inbox sortiert

Im Sekretariat Mamma haben wir in den letzten zwei Wochen schon einiges erledigt! Zunächst haben wir unsere Papierstapel sortiert und viel unnützes Papier in der Papiertonne verschwinden lassen. Das was an wirklich wichtigem „Papierkram“ übrig geblieben ist, haben wir in einer sogenannten Inbox gesammelt. Diese Inbox steht an einer günstigen Stelle im Haus und kann ganz unterschiedlich beschaffen sein.

Diese Woche geht es darum, zu wissen, was in der Inbox ist und es griffbereit zum Bearbeiten zur Hand zu haben! Denn es nützt leider nichts, die wichtigen Papiere zu sammeln, wenn man sie nicht bearbeitet.

Ich arbeite schon sehr lange mit einem ganz einfachen System. Das habe ich in verschiedenen beruflichen Situationen erprobt und bin immer sehr gut damit zurechtgekommen. Im Prinzip bekommt „jedes Brieflein sein eigenes Täschlein“, sprich: Jede Aufgabe wird in eine Sichthülle gepackt. Zusammenpassende Aufgaben kommen auch zusammen in eine Sichthülle.

1. Beispiel: Ich bestelle Kinderkleidung im Internet.

Den Bestellschein drucke ich aus und packe ihn in eine Sichthülle. Wenn das Paket angekommen ist, nehme ich die Rechnung, klammere sie mit dem Bestellschein zusammen (Rechnung nach vorne!) und gebe sie zurück in die Sichthülle. Dazu kommen dann vielleicht im Laufe der Woche noch ein oder zwei andere Rechnungen, bis ich mich an den PC setze und alle Rechnungen überweise.

2. Beispiel: Wir bekommen ein Angebot für eine Versicherung, das uns nicht überzeugt.

Also holen wir noch ein weiteres Angebot ein und legen das zum ersten in die Sichthülle. Wenn mein Mann und ich Zeit haben, die Angebote durchzusehen, haben wir alle zusammen griffbereit vorliegen und können vergleichen.

3. Beispiel: Unser Sohn hat nächste Woche Schuluntersuchung.

Ein entsprechendes Formular dafür kam schon vor Wochen mit der Post. Es landete in einer Sichthülle und ich habe mir einen kurzen Vermerk im Kalender gemacht, damit ich es auch mitnehme, wenn wir hingehen.

4. Beispiel: Für größere Projekte nehme ich auch schon einmal einen Schnellhefter.

Die Sichthüllen fassen leider nur eine geringe Menge an losen Blättern, bevor man den Überblick verliert.

Nun ist die Schuluntersuchung meines Sohnes schon ein Weilchen her und ich drucke auch nicht mehr jeden Bestellschein aus. Das System mit den Sichtmäppchen gibt es immer noch. In letzter Zeit lagen da die Unterlagen für Schulanmeldungen, Angebote zum Vergleich für verschiedene Fortbildungsmodelle oder Listen für die Schifreizeit. Die Inhalte ändern sich immer wieder, das Prinzip bleibt immer das Gleiche.

Ablage

Außerdem habe ich ein Sichtmäppchen mit der Aufschrift ABLAGE. Dort hinein kommen alle Unterlagen, die fertig bearbeitet sind. Wenn dieses Sichtmäppchen voll ist, sortiere ich den Inhalt und hefte alles in einem Arbeitsgang ab. Meistens passiert das am Monatsanfang. Damit spare ich schon wieder ein wenig Zeit, weil ich nicht für jedes Schreiben von der Schule, oder für jede Rechnung den entsprechenden Ordner hervorholen muss.

Ablage-Sichtmäppchen

Jetzt haben wir also die Inbox durchgesehen und alle Aufgaben in eine eigene Sichthülle gesteckt. Das sieht sehr hübsch und ordentlich aus, nützt aber gar nichts, wenn man die einzelnen Aufgaben nicht irgendwann abarbeitet! Also nochmals sortieren – die wichtigen Aufgaben nach ganz oben, weniger wichtige nach unten oder sogar in eine zweite Ablage; wenn wir beispielsweise noch auf ein weiteres Schreiben warten (siehe Beispiel 1 und 2).

Hast du einen festen Tag für „Büroarbeit“? Erledigst du das abends oder nachmittags zwischendurch? Ich setzte mich gerne abends an den PC, wenn die Kinder schlafen und das Fernsehprogramm mal wieder nicht zum Ansehen einlädt. Dann nehme ich mir die erste Sichthülle vom Stapel und erledige, was ansteht. Am Ende gehe ich die Inbox noch einmal kurz durch, damit ich nichts Wichtiges übersehe.

Ablage

Die Aufgabe für diese Woche: Nimm dir paar Sichthüllen zur Hand und arbeite dich durch deine Inbox.

Zusammengehörende Aufgaben (wie Rechnungen) kommen in eine Sichthülle. Ansonsten bekommt jeder Brief seine eigene Hülle. Dann beginne damit, die einzelnen Aufgaben zu bearbeiten, damit die Inbox auch irgendwann wieder leer wird.

Was hältst du von diesem System? Ich bin bisher sehr gut damit zurechtgekommen und kann es nur empfehlen. In den nächsten Wochen werde ich mich sozusagen einzelnen Sichthüllen zuwenden und weitere Tipps & Tricks verraten.

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