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Wer hat an der Uhr gedreht? Zeitmanagement im Sekretariat Mamma

Wir haben schon viel geschafft in unserem „Sekretariat Mamma“! In den letzten Wochen haben wir damit begonnen das Papier, das täglich in unserem Haushalt ankommt, in wichtig – unwichtig und absolut unnötig zu sortieren und haben große Stapel an Papier entsorgt. Dann haben wir einen zentralen Platz im Haus gesucht, wo wir die wichtigen Dokumente in einer Inbox sammeln können. Wir haben uns durch die Inbox gearbeitet und die einzelnen Zettel zum Bearbeiten vorbereitet. All diese Schritte müssen wir selbstverständlich mit allen neu ankommenden Zetteln weiterhin regelmäßig durchlaufen. Am besten direkt wenn sie durch die Haustüre „treten“. Der nächste wichtige Schritt bestand darin, die einzelnen Aufgaben auch zu erledigen. Letzte Woche haben wir uns mit dem Thema Ablage auseinandergesetzt. Puh! Ganz schön viel Arbeit! Aber eine leere Inbox und viele erledigte Aufgaben zeigen unseren Erfolg!

Wenn wir ehrlich sind, dann kosten diese Arbeiten viel Zeit und Zeit ist das, wovon wir irgendwie immer am wenigsten haben. Da sind die Aufgaben im Haushalt, die danach schreien, erledigt zu werden (putzen, waschen, aufräumen, kochen, backen, Streit schichten, Termine einhalten – Ihr wisst schon…), unsere persönlichen Kontakte und Beziehungen zu anderen Menschen und Schlaf brauchen wir auch noch irgendwann. Aber eigentlich wollen wir doch nur so viel Zeit wie möglich für unsere Familie verbringen!!!

In unserem Alltag gibt es einige „Zeitfresser“ – Facebook ist so einer, Pinterest auch und Emails können auch zu Zeitfressern werden. Aber auch die „regulären“ Aufgaben können zu Zeitfressern werden, wenn man sie nicht halbwegs organisiert angeht.

Ich denke nur an folgendes Szenario: Es ist Montag Morgen und wir haben die besten Vorsätze für die neue Woche. Zunächst beginnen wir den Einkaufszettel zu schreiben, aber da klingelt das Telefon; fünf Minuten später bringen wir kurz die Wäsche in den Keller, aber um die erste Maschine zu starten, fehlen uns noch die Kleider der Kinder, die in den Kinderzimmern herumliegen (die wollten wir als nächstes aufräumen). Bevor wir mit dem Einkaufszettel weitermachen, lüften wir noch schnell die Schlafzimmer und eigentlich wollten wir ja auch den Termin für den nächsten Elternabend in unseren Terminplaner eintragen; dabei fällt uns ein, dass wir auch noch einen Zahnarzttermin vereinbaren wollten… schon sind wir wieder am Telefon und bis wir den Einkaufszettel am Ende fertig haben und losfahren können, ist der halbe Vormittag vergangen. Kommt Euch das bekannt vor?

Putzmittel_1

Es gibt ein paar Möglichkeiten diese Zeitfresser in den Griff zu bekommen:

1. Einen Plan haben

Dieser Plan muss nicht zwingend auf Papier stehen und auf keinen Fall in Stein gemeißelt sein, aber es hilft, wenn man weiß, was man beispielsweise im Laufe eines Vormittags schaffen möchte. Einfach kurz überlegen, was man so vorhat und sich fragen, ob man das auch alles in der verfügbaren Zeit schaffen kann.

2. Den Plan einhalten

Natürlich gibt es immer wieder Unterbrechungen und wenn die Kinder sie hervorrufen, sind sie oft auch wirklich wichtig. Aber man sollte das, was man sich für jetzt gerade vorgenommen hat, einfach durchziehen, auch wenn es weniger Spaß macht, als die möglichen Alternativen. Meistens ist es ja so, dass wir uns bei unangenehmen Aufgaben schneller ablenken lassen.

3. Mit dem Terminplaner arbeiten

Alle Termine und Pläne kann man natürlich nicht im Kopf haben. Wenn ich mir rückblickend so manche Woche in meinem Kalender ansehe, dann wundere ich mich sehr, dass ich nicht die Hälfte aller Aufgaben, Termine und To-Dos vergessen habe, so viele Änderungen gab es. Alles, was nicht mehr heute passiert, versuche ich aufzuschreiben. Außerdem versuche ich am Vorabend oder am Morgen eines jeden Tages einen Überblick davon zu gewinnen, was so auf mich zu kommt. Das macht jede Sekretärin und jeder Manager in großen Unternehmen so (das sollten sie zumindest tun), warum also nicht wir in unserem Sekretariat Mamma! Mehr zum Thema Terminplaner findest du unter dem Stichwort Terminplaner.

4. Ähnliche Aufgaben zusammenfassen

Erinnerst du dich an das Montag-Morgen Szenario aus der Einleitung? Wie ist das Durcheinander an erledigten oder besser unerledigten Aufgaben entstanden? In diesem Falle durch ein dauerndes hin- und herwechseln zwischen diesen verschiedenen Aufgaben: Planen – Wäsche waschen – aufräumen – planen – aufräumen – planen… Die Abfolge aufräumen – Wäsche waschen – planen wäre bestimmt schneller erledigt gewesen. Außerdem hat das strukturierte Arbeiten noch zwei weitere Vorteile: Zum einen haben wir immer wieder ein kleines Erfolgserlebnis, wenn etwas abgearbeitet ist und wir das Ergebnis sehen können. Außerdem birgt der ständige Wechsel zwischen den Aufgaben die Gefahr, nicht zielgerichtet zur nächsten Aufgabe zu wechseln, sondern direkt in die nächste Zeitfresser-Falle zu tappen… auf dem Weg vom Staubsauger zum Terminplaner lag das Smartphone und ich wollte doch nur mal kurz nachsehen ob eine WhatsApp-Nachricht reingekommen ist… ups, zehn Minuten auf Facebook verdaddelt… da brauchen wir mit unseren Kindern nicht zu schimpfen, wenn wir selbst kein besseres Vorbild sind.

5. Routine entwickeln

Eine riesengroße Hilfe beim Erledigen unangenehmer Aufgaben ist die Routine! Wenn wir uns angewöhnen immer zur gleichen Zeit, die gleichen Aufgaben zu erledigen, bekommen sie einen festen Platz im Alltag und es fällt uns fast schon schwer, sie nicht zu erledigen. Gut, das ist jetzt ein wenig übertrieben, das gebe ich gerne zu. Trotzdem: Wenn wir einen festen Tag in der Woche haben, an dem wir immer die Wohnung putzen, wenn wir jeden Morgen und jeden Abend kurz aufräumen, wenn wir immer nach dem Essen die Küche aufräumen, dann gewöhnen wir uns daran, genau das zu tun und die Aufgaben werden von Ausnahmesituationen einmal abgesehen, auch erledigt.

6. Ein Zeitlimit setzen

Keine Lust auf Wäsche zusammenlegen? Stell die Küchenuhr auf fünf Minuten ein und fang an. Bis die Uhr klingelt, hast du bestimmt schon die Hälfte der Wäsche fertig und bist motiviert genug um den Rest auch noch zu schaffen. Lieber kurz mal in Facebook nachsehen, ob es Neuigkeiten gibt? Auch jetzt die Uhr auf fünf Minuten einstellen und am Ende dieser Zeit konsequent das Programm beenden. Sogar die Mittagsruhe kann man sich so „verordnen“: Um 14 Uhr beginnt sie und um 14.30 Uhr ist Ende! Den Kindern kurz Bescheid sagen, dass Mama jetzt auch mal eine Auszeit hat und dann um zwei Uhr auch wirklich ALLE Hausarbeiten stehen und liegen lassen. Die sind später auch noch da, aber nach einer halben Stunde Pause haben wir viel mehr Energie um wieder weiterzumachen!!!

Eieruhr

Und für die, die noch kleine Kinder haben: Als mein Kleiner mittags noch geschlafen hat, habe ich mich sehr oft dazugesetzt und bin mit eingenickt. Es hat übrigens überhaupt nichts geschadet, dass er beim Mittagsschlaf nicht gelernt hat, alleine einzuschlafen. Aber das ist ein anderes Thema. Später habe ich meine Große vorlesen vorlesen lassen (gehörte zu den Hausaufgaben), das kann auch sehr entspannend sein!

Die Aufgabe für diese Woche: Mache dir einen Plan für den Tag und versuch dich daran zu halten. Stell die Küchenuhr für unangenehme Aufgaben, aber auch für die angenehmen. Überlege, ob du deine Freizeit nicht so gestalten kannst, dass du gleichzeitig noch etwas anderes schaffst, z.B. Zeit mit der Familie zu verbringen…

Wie geht es dir in deinem Sekretariat?

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