Um den Überblick über all die Verträge und Rechnungen, Anmeldungen und Anleitungen zu behalten, ist ein gutes Ablagesystem fast so wichtig, wie ein gutes Buchungssystem. Denn wenn die Ordner zu dick werden, findet man auch nichts mehr. Also nehme ich mir einmal pro Jahr die Zeit und gehe alle (!) Ordner im Haushalt durch – was kann weg, was muss bleiben und was kann direkt in die Papiertonne.
Hier ein paar Beispiele:
- Rechnungen: Die Rechnungen vom Vorjahr lege ich ab und hebe sie auf.
- Bedienungsanleitungen: Oft werfen wir kleine Haushaltsgeräte weg, ohne an die Anleitung zu denken (und manchmal passiert das auch bei größeren Geräten); ich sammle alle Bedienungsanleitungen in Ordnern und die gehe ich einmal pro Jahr durch und miste aus.
- Schulordner – ich sammle während des Schuljahres alle Schreiben der Schule und miste am Ende des Schuljahres rigoros aus.
- Anmeldungen: Wenn die Abmeldung bestätigt ist, kommt sie zur Anmeldung und der Packen wird noch einige Zeit aufgehoben – falls Rückfragen kommen.
- Steuerunterlagen lege ich nach ein paar Jahren ab (immer dann, wenn der Ordner zu voll wird).
Diese Liste ist natürlich unvollständig und jede von uns hat andere Ordner und ein anderes Ablagesystem.
Wichtig ist es vor allem, dran zu bleiben und das System immer wieder einmal in Frage zu stellen. Und bei jedem Papier, dass man so in der Hand hält, sollte man sich im Hinterkopf die Fragen stellen: aufheben, ablegen oder wegwerfen?
Grundsätzlich hebe ich alle “Büropapiere” in drei Schritten auf:
1. Was wichtig oder aktuell ist, wird in einem Ordner aufgehoben.
2. Wenn die Ordner zu voll werden, sortiere ich aus und lege die Unterlagen ab. Das mache ich in der Regel einmal pro Jahr. Die Unterlagen, die ich weiter aufheben möchte, gebe ich in leere Kopierpapier-Kartons (bekommt man, wenn man Papier in großen Mengen kauft, oder wenn man in Büros oder im Copyshop um die Ecke nett danach fragt).
3. Was ich nicht mehr brauche kommt (ggf. geschreddert) in die Papiertonne. Manchmal überspringe ich Punkt 2 auch – es gibt Unterlagen, die brauche ich nur aufzuheben, so lange sie aktuell sind; dann können sie ganz weg (z.B. Bedienungsanleitungen von Geräten, die ich nicht mehr habe; siehe oben).
Wenn man zu viele dieser Kartons irgendwo herumstehen hat, sollte man die ganz alten auch einmal durchsehen – vielleicht kann da ja so einiges weg. Die Rechnungen von vor 20 Jahren braucht man nur noch aufzuheben, wenn es sich um etwas sehr teures handelt, das man immer noch nutz. Diese Rechnungen hebe ich aber in der Regel nochmals gesondert im Rechnungsordner auf.
Wie bereits erwähnt, hat jeder ein etwas anderes Ablagesystem und kann bestimmte Unterlagen schneller wegwerfen als andere. Für manche Unterlagen haben auch Privathaushalte eine Aufbewahrungspflicht. Dazu gehören Bankunterlagen, Handwerkerrechnungen, ärztliche Unterlagen und vor allem die Rentenunterlagen. Einfach einmal “Aufbewahrungspflichten im Privathaushalt” googeln. Es gibt einige Webseiten, auf denen man die entsprechenden Informationen detailliert finden kann.
Im Sekretariat Mamma geht es uns vor allem darum, den Überblick zu behalten. Und den behält man am besten, wenn man sich immer wieder einmal um die entsprechenden Sachen kümmert und ein System findet, das zum eigenen Haushalt passt.
