Make a plan and work the plan heißt übersetzt soviel wie: Erstelle einen Plan und führe ihn durch! Pläne muss man fassen und erstellen. Der schönste Plan nutzt allerdings überhaupt nichts, wenn er nur auf dem Papier steht. To-Do-Listen sind schnell geschrieben, aber ohne sie auch abzuarbeiten, überhaupt nichts wert. Das gilt für Schule und Studium, den CEO im weltweit agierenden Unternehmen genau so wie für die ganz kleinen alltäglichen Aufgaben eines jeden von uns.

Den Alltag effektiv zu planen umfasst also zwei Schritte. Erstens müssen wir Pläne fassen und erstellen und zweitens müssen wir unsere Pläne umsetzen. Und so unterschiedlich, wie wir sonst sind, sind wir es auch in diesem Bereich. Die einen von uns planen gerne, die anderen führen lieber aus.

Die Planer

Wenn du zur Gruppe der Planer gehörst, dann bist du gut darin, Ideen zu entwickeln. Du hast Ziele und Visionen vor Augen und kannst dir genau vorstellen, wie man dorthin kommen könnte. Du hast vielleicht auch eine kreative Ader und schreibst gerne Pläne oder erstellst wunderbare Mindmaps um deine Ideen visuell darzustellen. Es kann sogar sein, dass du gar keine Pläne benötigst, denn du hast alle Schritte im Kopf und kannst dir den Weg zum Ziel genau vorstellen.

Die Planer haben die Fähigkeit, Herausforderungen sehr systematisch anzugehen und einen detaillierten, meistens guten und oft auch umsetzbaren Weg zum Ziel zu finden, zu erstellen, festzuhalten.

Leider hört für viele Planer dann die Arbeit auf. Der Plan ist ja schließlich fertig! Jetzt siegt entweder der gute alte Schweinehund und hält den Planer an der Stelle fest, an der der Plan auf dem Papier steht. Oder der Planer hat das Ziel schon so gut im Visier, dass der Weg dorthin und die Umsetzung völlig irrelevant werden. Das Ergebnis ist ein Plan, der nicht fertig umgesetzt wird.

Im Alltag könnte das der Putzplan sein, der detailliert erstellt wurde, im Kalender festgehalten ist, mit hübschen Zeichnungen versehen und mit dem Ziel, dass die Wohnung aufgeräumt und blitzblank glänzt, zu Seite gelegt wird. Die Finanzplanung für das neue Jahr kann ein ähnliches Schicksal ereilen. Der Planer kauft ein schickes Haushaltsbuch oder erstellt tolle Excel-Tabellen im PC. In beide Medien wird nie etwas eingetragen. Für ein neues Bastelprojekt wird der schicke Bastelladen halb leer gekauft und dann liegt das Material in der Ecke und wartet darauf, beim nächsten Ausmisten weggeworfen zu werden.

Erkennst du dich im Planer wieder? Planer können Projekte perfekt ausarbeiten und scheitern dann an der Umsetzung.

Die Macher

Die Gruppe der Macher plant eher weniger. Wenn du zu dieser Gruppe gehörst, könnte es sein, dass du eine Problematik oder eine Notwendigkeit erkennst, vielleicht sogar kurz analysierst, manchmal auch ein Ziel oder eine Vision hast und dann direkt anfängst etwas zu tun. Planen ist für dich Zeitverschwendung, denn während die anderen noch vor sich hin planen, hast du schon etwas getan und kannst vielleicht sogar schon einzelne (Zwischen-) Ergebnisse vorweisen.

Die Macher haben die Fähigkeit Projekte umzusetzen, die Energie etwas voranzutreiben und oft auch den langen Atem um an einer Sache bis zum Ende dran zu bleiben.

Allerdings arbeiten die Macher nicht selten ziellos vor sich hin oder bringen Projekte voran, deren Zielsetzung das aktuelle Problem gar nicht löst.

Das kann im Alltag der Start des Frühjahrsputzes sein. Das Wetter wird wärmer, die Sonne scheint und du hast das Gefühl, die Wohnung ist unaufgeräumt und dich stören die Spinnweben in den Ecken und die Wollmäuse unter den Sofas. Also nimmst du den Staubsauger und fängst an. Dabei fällt dir auf, dass die Regale vor Krimskrams überquellen. Also wird das Regal kurzerhand ausgeräumt. Auf der Suche nach dem Staublappen siehst du, dass ein paar Putzmittel fehlen und du fährst los um diese zu besorgen. Wenn du zurück kommst, ist es kurz vor 12 Uhr mittags, die Kinder kommen in einer Stunde von der Schule nach hause und brauchen ein Mittagessen, der Staubsauger steht mitten im Raum, der Inhalt des Regals liegt auf dem Fußboden, du räumst schnell alles wieder weg, da du jetzt keine Zeit mehr hast um deinen Plan zu Ende zu führen. Was war überhaupt nochmal der Plan?

Das Problem

Beide Gruppen kommen mit ihrer Methode nicht zum Ziel. Die einen haben zwar ein Ziel und auch einen Plan, wie man dorthin kommen könnte, gehen den Weg aber nicht. Die anderen gehen los bevor sie genau wissen, wohin sie wollen und erledigen die einzelnen Schritte nicht in einer sinnvollen Reihenfolge. Zu einem guten Ergebnis kommen beide nicht.

Der Plan

Eine perfekte Lösung gibt es wie so oft nicht. Ein Planer wird kein Machergen entwickeln und umgekehrt tendieren die Macher einfach viel zu oft dazu, zu wenig zu planen. Glaub mir, ich weiß wovon ich spreche.

Wie so oft, liegt die Lösung in den kleinen Schritten, die wir alle gehen können, um uns das Leben leichter zu machen.

1. Jede Aufgabe ernst nehmen

Egal was wir tun, es ist wichtig. Ob wir kochen oder putzen, die Finanzplanung für unser kleines Familienunternehmen gestalten oder die Hausaufgaben der Kinder überprüfen. Daher ist es jede [neue] wichtige Aufgabe wert, kurz darüber nachzudenken.

Was wollen wir erreichen und wie wollen wir es erreichen?

Wenn wir das Ziel und den Weg dorthin kennen, haben wir auch schon einen Plan.

2. Größere Aufgaben verdienen einen größeren Plan

Um den Tisch zu decken muss ich keinen Fünf-Punkte-Plan in meinen Kalender schreiben. Ich kenne mein Ziel, einen schön gedeckten Tisch zu haben, und der Weg dorthin besteht darin, Besteck, Gläser und Teller entsprechend auf dem Tisch anzuordnen. Fertig.

Ganz anders muss ich planen, wenn ich im Garten ein 9-Gänge-Menü für 20 Personen eindecken möchte. Jetzt ist die Vorbereitung schon etwas komplizierter und wenn ich nicht gerade ein Hotel führe, dann wird einer der ersten Punkte auf meinem Plan die Beschaffung von Tischen, Geschirr, Besteck und Gläsern sein. Du siehst, je größer die Aufgabe, desto umfangreicher werden die Pläne.

Das gleiche gilt auch für langfristige Ziele. Liegt mein Ziel, diesen Tisch fertig zu haben in zwei Jahren, kann ich die Beschaffung heute schon organisieren, aber erst viel später durchführen. Spätestens jetzt brauche ich einen Plan auf dem auch ein paar Daten stehen.

3. Pläne aufschreiben

Je größer die Aufgabe und je länger geplant wird, desto wichtiger ist es, den Plan aufzuschreiben. Meistens sind dann nämlich auch noch ein paar weitere Personen beteiligt und oft müssen mehrere Leute miteinander kommunizieren und wissen, was der andere macht oder schon gemacht hat.

Bei Plänen, die ich ganz alleine durchführe, muss ich vielleicht Aufgabe A unbedingt vor Aufgabe B erledigen, weil ich sonst nie Aufgabe C durchführen kann. Sobald die Reihenfolge wichtig wird, macht es auch Sinn, den Plan irgendwo aufzuschreiben.

4. Plane möglichst nur an einem Ort

Damit meine ich, dass es oft nicht hilfreich ist, wenn man einen Teil eines Planes im PC in einer Excel-Liste hinterlegt, ein anderer Teil steht im Kalender und der Rest hängt als Post-It-Zettelsammlung am Kühlschrank. Ein Plan = [möglichst] nur ein Medium.

5. Babysteps

Während die Punkte 1 – 4 für die Macher etwas schwieriger waren, fängt jetzt die Herausforderung für die Planer an. Normalerweise würde ein Planer nach Punkt 4 aufhören…

Wenn ich ein Planer bin, fällt es mir oft leichter, wenn ich nur kleine Schritte zum Ziel zu gehen habe. Am Anfang sollten auch keine Aufgaben stehen, die mir komplett widerstreben und die sehr viel Zeit für die Umsetzung benötigen. Wenn man einmal mitten im Plan steckt, gehen die folgenden Schritte oft leichter von der Hand.

6. Einzelaufgaben verfolgen und Abhaken

Das Weitermachen fällt auch dann leichter, wenn man den Fortschritt erkennen kann. Sind die ersten paar Aufgaben abgehakt, fallen die kommenden etwas leichter.

7. Das Ziel nicht aus den Augen verlieren

Du hast einen Plan, die ersten Aufgaben sind erledigt und abgehakt, aber irgendwann kommt immer eine Durststrecke, ein Punkt, an dem man keine Lust mehr hat, weiterzumachen. Jetzt ist das Ziel wichtig! Wenn du den ersten Punkt umgesetzt hast, kennst du dein Ziel und weißt, wo du hinmöchtest, was du erreichen möchtest. Du kannst dein Ziel auch visualisieren, dir vorstellen, wie es ist, wenn du es erreicht hast. Wie sieht das Ergebnis aus, wie fühlst du dich dann, was kannst du mit dem Erreichten verändern.

Kommen wir noch einmal auf den Frühjahrsputz zurück. Das Ziel ist eine ordentliche und saubere Wohnung. Die Sonne glitzert in den blank geputzten Fensterscheiben, die Regale sind aufgeräumt und du findest alles, was du brauchst. Du hast einen Plan erstellt und alle Aufgaben aufgeschrieben, die du ausführen musst, um dein Ziel zu erreichen. Nun hast du die ersten Aufgaben erledigt und so langsam geht dir die Puste aus. Für heute hattest du dir aber noch einen weiteren Schrank vorgenommen. Dann stell dir vor, wie das Ergebnis aussieht. Wie du die Schranktüren öffnest und alle Gläser stehen so wie du dir das vorstellst, man sieht alles, weil der Ramsch weg ist, den man sowieso nie gebraucht hat und man kann alle Töpfe schnell und einfach aus dem Schrank nehmen, weil sie ordentlich gestapelt sind…

8. Mit der verfügbaren Zeit planen

Einen weiteren Punkt möchte ich noch erwähnen, den du nicht unterschätzen solltest: Der Tag hat nur 24 Stunden und 6 – 8 davon sollten wir schlafen! Wir haben nicht unendlich viel Zeit und oft können wir nicht alles machen, was wir gerne erledigen würden. Egal was du planst, plane nur Dinge, die du auch in der verfügbaren Zeit durchführen kannst. Mit einem Baby, das alle 3 Stunden gestillt werden will, kann man keine Aufgaben planen, die für vier Stunden deine vollkommene Konzentration erfordern (oder man muss dafür eine andere Lösung finden) und wenn die Kinder mittags hungrig nach hause kommen, solltest du davor wenigstens 20 Minuten Zeit einplanen um eine TK-Pizza in den Ofen zu schieben.

Manchmal brauchen wir für eine Aufgabe länger, als wir anfangs dachten, dann ist es gut, wenn wir Zeitpuffer eingeplant haben.

9. Ein Plan ist erst dann erfüllt, wenn das Ziel erreicht ist

Eigentlich logisch – aber manchmal muss man sich diese Tatsache wieder und wieder in Erinnerung rufen. Wenn du ein Ziel hast, bist du erst fertig, wenn du das Ziel erreicht hast. Das fängt beim täglichen Aufräumen an und hört beim Frühjahrsputz noch lange nicht auf.

10. Locker bleiben

… und manchmal gehen die schönsten Pläne einfach nicht auf! Der perfekte Plan muss geändert werden, wenn die Kinder krank werden, sich Jobs verändern oder das Wetter einen Strich durch die Planung macht. Dann heißt es locker bleiben und Plan B aus der Schublade holen. Keine Angst, das Ziel läuft nicht weg…